Person prüft Finanzunterlagen mit einem Taschenrechner
SteuerberatungSymbolbild / Pexels · Mikhail Nilov
Branchen / Edition 06 / SteuerberatungGeschichtete Dokument- und Fristspur

Branchenakte · Steuerberatung

Jede Fristkennt ihrenVorgang.

Als Prozesssoftware für Steuerberatungskanzleien verbindet ALYXON Eingang, Mandatszuordnung, Bearbeitungsstand, Rückfrage und Frist zu einer nachvollziehbaren Arbeitsakte.

Ablauf besprechen
Eingang & ZuordnungBearbeitung & Frist

Mandatsakte

  1. 01Eingang
  2. 02Zuordnung
  3. 03Bearbeitung
  4. 04Rückfrage
  5. 05Frist
  6. 06Abschluss
EinordnungEdition 06 / Steuerberatung

Weniger Suche beginnt mit eindeutiger Zuordnung – nicht mit einem weiteren Postfach.

Mandatsakte

Vom Dokumenteingang zur verantworteten Frist.

Ein Dokument ist erst arbeitsfähig, wenn Mandat, Zeitraum, Anliegen, Status und verantwortliche Bearbeitung gemeinsam sichtbar sind.

01Eingang

Unterlagen erhalten sofort einen Mandatskontext.

Dokument, Zeitraum, Anliegen und zuständige Bearbeitung werden als gemeinsamer Eingang verstanden.

Mandatszuordnung · Dokumenttyp · Verantwortliche Rolle
02Bearbeitung

Der Stand ist für das Team nachvollziehbar.

Wiederkehrende Schritte und offene Informationen werden über einen klaren Status sichtbar.

Bearbeitungsstand · Offene Unterlage · Nächste Aufgabe
03Rückfrage

Kommunikation bleibt beim Anlass.

Rückfragen und Antworten werden dem relevanten Vorgang zugeordnet, statt nur chronologisch in Postfächern zu liegen.

Kontext · Zuständigkeit · Nachvollziehbare Antwort
04Frist

Zeit und Verantwortung werden gemeinsam sichtbar.

Eine Frist erhält ihren betrieblichen Zusammenhang: welcher Vorgang, welcher Stand und welcher nächste Schritt.

Vorgang · Stand · Verantwortung

Nachvollziehbarer Stand

Die Akte zeigt nicht nur was kam, sondern was als Nächstes gilt.

ALYXON kann betriebliche Dokument- und Aufgabenwege strukturieren. Kanzleisoftware, Berechtigungen, fachliche Grenzen und Freigaben werden im Projekt verbindlich abgegrenzt.

  • Fristbezug
  • Verantwortung
  • Klare Eskalation
ALYXON Betriebsübersicht mit Aufgaben und Bearbeitungsständen
Mandat und BearbeitungsstandALYXON Produktansicht / anonymisierte Demo

Ratgeber / Steuerberatung

Wo Kanzleiarbeit zwischen Eingang und Frist Zeit verliert.

Mandantenportal, E-Mail, Fachsoftware, DMS und Aufgabenlisten bilden unterschiedliche Teile der Kanzleiarbeit ab. Reibung entsteht, wenn Dokumente mehrfach zugeordnet, Rückfragen ohne Verantwortung weitergereicht und Bearbeitungsstände nur durch Nachfragen sichtbar werden.

  1. 01Medienbrüche

    Ein Dokument ist eingegangen – aber noch nicht arbeitsfähig.

    Ein Beleg oder Schreiben braucht Mandat, Zeitraum, Anliegen, Frist und verantwortliche Bearbeitung. Liegen diese Angaben in verschiedenen Systemen oder nur im Posteingang, beginnt die fachliche Arbeit mit Sortieren und Zuordnen.

    Woran man es merkt
    Dokumente werden mehrfach abgelegt, Informationen übertragen und Rückfragen gestellt, obwohl ein Teil des Kontexts bereits vorhanden ist.
    Was sich ändern muss
    ALYXON kann Eingang, Zuordnung, Status und nächste Aufgabe als betriebliche Arbeitsakte verbinden. Fachsoftware und DMS bleiben dort führend, wo sie fachlich oder rechtlich hingehören.
  2. 02Rückfragen

    Fehlende Unterlagen brauchen einen nächsten Schritt und eine klare Verantwortung.

    Eine Rückfrage an Mandant, Kollegin oder Finanzverwaltung ist Teil des Vorgangs – nicht nur eine gesendete Nachricht. Ohne sichtbaren Status bleibt unklar, ob bereits erinnert wurde, welche Antwort fehlt und wann weitergearbeitet werden kann.

    Woran man es merkt
    Vorgänge stehen scheinbar still; Teams prüfen Postfächer und Notizen, bevor sie erkennen, worauf tatsächlich gewartet wird.
    Was sich ändern muss
    Rückfrage, erwartete Antwort, Frist und verantwortliche Rolle bleiben zusammen. So ist auch ohne Zusatznachfrage sichtbar, warum ein Vorgang offen ist.
  3. 03Fristen

    Eine Frist braucht den Bearbeitungsstand, nicht nur ein Datum.

    Kalender und Fristenkontrolle zeigen, wann etwas fällig ist. Für die tägliche Steuerung braucht das Team zusätzlich einen belastbaren Stand: Was liegt vor, was wurde geprüft, welche Freigabe fehlt und wer übernimmt den nächsten Schritt?

    Woran man es merkt
    Prioritäten werden in Besprechungen rekonstruiert; dieselbe Akte erscheint je nach Liste oder Person in einem anderen Bearbeitungsstand.
    Was sich ändern muss
    Der Vorgang verbindet Frist, Status, offene Voraussetzung und Verantwortung. Fachliche Prüfung und Freigabe bleiben klar bei der dafür zuständigen Person.
  4. 04Einarbeitung

    Kanzleistandards müssen im Arbeitsweg auffindbar sein.

    Neue Mitarbeitende lernen Fachlichkeit, Kanzleilogik und Mandatsbesonderheiten gleichzeitig. Verteilen sich Standards auf Handbücher, Vorlagen und persönliche Routinen, wird die Einarbeitung zur Suche nach dem richtigen Vorgehen.

    Woran man es merkt
    Erfahrene Kräfte beantworten wiederkehrende Prozessfragen; neue Teammitglieder finden Dokumente, aber nicht die dazugehörige Entscheidung oder Ausnahme.
    Was sich ändern muss
    Rollenbezogene Schritte, Status und hinterlegte Vorgaben geben Orientierung im konkreten Vorgang. Qualifikation, Vier-Augen-Prinzip und fachliche Verantwortung bleiben unverändert notwendig.

Was Ihr Betrieb vorgibt

Edition 06 / Steuerberatung

Welche Kanzleisoftware, Berechtigungen und fachlichen Grenzen verbindlich bleiben.

Diese Punkte werden vor der Konfiguration gemeinsam geklärt. So bleibt sichtbar, was bestehen kann, was verbunden wird und wo fachliche Verantwortung bewusst erhalten bleibt.

01
Im Projekt klären
Kanzleisoftware und vorhandene Datenquellen
02
Im Projekt klären
Dokumentwege, Rollen und Berechtigungen
03
Im Projekt klären
fachliche Systemgrenzen und Freigaben

Weiterdenken

Kanzleiablauf prüfen

Wo verliert der Fristweg seinen Kontext?

Wir ordnen Eingang, Bearbeitung, Rückfrage und Verantwortung als einen überprüfbaren Vorgang.

Ablauf besprechen